文書Q&ADocument Q&A

目次を探る代わりに尋ねます

もともと長い文書の中から答えを探す作業は単語検索で行っていました。ところが文書に書かれた言葉と自分が知っている言葉が違うと、検索は空振りします。「返金」を探しているのに文書には「代金の払い戻し」と書かれているようなものです。

文書Q&Aは文字ではなく意味の近い箇所を探します。だから文書で使われている表現を知らなくても、普段使う言葉で尋ねれば大丈夫です。見つけた箇所をそのまま見せるだけでなく、尋ねた言葉に合わせて整えて答えてくれる点も違います。

一つの文書の中で条件を続けて尋ねるのも楽です。「それはいつまでですか」「例外はありませんか」と前の答えに続けて尋ねると、同じ文書の中で探し続けてくれます。

答えの出どころも一緒に示してくれます

文書Q&Aで一番気をつけたい習慣は、示された箇所を押して確かめることです。答え自体はなめらかに整って出てきますが、その文がほんとうにそのページにあるかは別問題です。特に金額、期限、条件のように数字が絡む箇所は目で確かめるほうが安全です。

出どころを示す機能がない道具なら「何ページに出てくるか一緒に教えてください」と聞けばよいのです。場所を示せずにごまかすなら、文書にない内容である可能性が高いです。

図と表は苦手です

コンピューターが文字として読み取れる文書とそうでない文書はまったく違います。紙を撮影したりスキャンしたりした文書は見た目には文字がぎっしりでも、実際には一枚の絵にすぎず、まず文字を認識する過程を経る必要があります。この過程で数字が誤って読み取られることもあります。

表も弱い箇所です。人は行と列を見てどの値がどの項目か分かりますが、文書を細かく分けて読む過程で表は文章のように平たくなりがちです。だから表の中の値を尋ねる質問は答えがずれることが多いです。大事な表なら、そのページを直接開くほうが確実です。

文書にないことを聞かれたら

文書に答えがないとき、「この文書にはありません」と言ってくれるのが一番よい姿です。ですが道具によっては、前後の文脈に合うそれらしい文を作り出すこともあります。ありそうに聞こえる答えが一番危険です。

こんなときは尋ね方を変えると役立ちます。「文書になければないと答えてください」とあらかじめ釘を刺しておいたり、根拠になる文をそのまま引用してもらったりすると、作り話を見分けやすくなります。

何冊にもなるとノートになります

文書一冊ではなく何冊も一緒に置いて尋ね始めると、性格が変わります。資料をまとめておく作業場所が必要になり、資料どうしを比べる質問が増えます。AIノートがまさにその役目を担います。

やり方自体は検索拡張生成と同じです。質問に合う箇所をまず探し、見つけた断片を一緒に入れて答えを作るのです。文書Q&Aは、その方式が文書一冊に適用された一番単純な姿です。